Op het afgesproken tijdstip zit Joanna weer klaar voor de wekelijkse ZOOM meeting, want ze voelt zich betrokken en neemt haar afspraken zeer serieus. Sommige collega’s zijn al ruim voor starttijd ingelogd. De één energiek, op zoek naar contact en de laatste nieuwtjes. De ander in ‘mute’, wat rommelend in papieren en vooral niet bezig met andere aanwezigen. En – zoals bij de meeste teams- zijn er ook de notoire laatkomers met nog snel even gehaalde koffie. Grappig hoe een online vergadering een snelkookpan lijkt te zijn waarin teamdynamiek zichtbaar wordt.

Voordat iedereen goed en wel zit en de vergadering kan beginnen zijn er 10 minuten verstreken. De toon is op dit moment gezet. Mensen die al geen zin hadden in de vergadering zijn nu nog meer in mineur geraakt. En de focus gaat meer uit naar de irritatie die deze gang van zaken oplevert, dan naar wat er uit het overleg behaald moet worden.

‘Is er dan niemand die de leiding neemt?’ Denkt Joanna terwijl haar vingers gespannen tikken op haar goudkleurige MacBook. Hans, haar leidinggevende, zou de vergadering moeten voorzitten, maar die ‘zak hooi’ heeft totaal geen overwicht volgens Joanna. Beetje gezellig mee keuvelen kan hij als de beste, maar besluiten nemen ho maar. Afgesproken taken worden ook gewoon niet gedaan, zo blijkt bij het nalopen van het actiepuntenlijstje. “Nou ja, voor de volgende keer dan maar.”, hoort ze Hans met opgewekte stem zeggen.

Wat Joanna niet weet, is dat haar collega’s er net zo over denken. Maar hé, ‘live and let live’ blijkt hier de beste overlevingsstrategie, want Hans gaat ook over de salarissen. De klok tikt verder terwijl Joanna’s adrenalinepijl oploopt. ‘Daar gaat mijn kostbare tijd weer’, denkt Joanna. Tijd die ze liever anders had besteed.

En daar zit ook al gelijk een belangrijk punt. Want wat wil Joanna, Hans en het team eigenlijk uit deze vergadering halen? Joanna leest vooral punten op de agenda die naar haar idee ook op een andere en meer effectieve manier zouden kunnen worden behandeld. Los daarvan vraagt ze zich ook af of sommige zaken wel nodig zijn om op deze manier te bespreken. Joanna zou het heel anders willen aanpakken. Maar ze voelt zich alleen staan en haar energie neemt iedere week verder in kracht af. Aan het einde van de vergadering is de energie die in Joanna zat op. En ze voelt opluchting. Dat het weer voorbij is..

Het verhaal van Joanna is meer regel dan uitzondering. De frustraties rondom online vergaderen zijn groot. 50% van de mensen stoort zich aan tijdverlies door nutteloze meetings. De 5 grootste online vergaderfrustraties delen we met je in de volgende blog (cliffhanger) én 10 principes voor effectief online vergaderen die jou en je team veel gaan opleveren in tijd, motivatie, focus, verbinding en resultaat.

Maar voor nu zijn we vooral benieuwd:

“Wat is jouw grootste online vergaderfrustratie?”

Eerste Hulp bij Online Vergaderen
is een nieuw initiatief van Cora van Ingen en Frederik van Seijen om frustraties rondom online vergaderen te lijf te gaan. 50% van de mensen stoort zich aan tijdverlies door nutteloze meetings, dat is toch zonde!

Wil je meer weten over dit onderwerp? Of heb je behoefte aan andere stappen die je kunt zetten om ‘gedoe’ in je team op te lossen? Let’s talk!

Cora van Ingen

Creator of CONG – Work & Lifestyle agency for Talent in Technology

www.CONG.nl